Työelämän tietosuoja 

Työelämän tietosuojalain (laki yksityisyyden suojasta työelämässä) lähtökohtana on tarpeellisuusvaatimus: työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.  Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla on kattavasti tietoa siitä, miten erilaisia tietoja työelämässä saa käsitellä. 

Suomessa on perusoikeutena luottamuksellisen viestin salaisuus. Tämä koskee myös työpaikan sähköpostiviestintää. Tästä huolimatta työnantajalle on työelämän tietosuojalaissa annettu mahdollisuus hakea ja avata työsähköpostiosoitteeseen lähetettyjä tai työntekijän tällaisesta osoitteesta lähettämiä sähköpostiviestejä.  

Työnantajan tulisi pyrkiä varmistamaan, ettei viestien hakemiseen ja avaamiseen olisi tarvetta. Tämän vuoksi työnantajan tulee huolehtia, että jokin seuraavista toteutuu: 

1. Työntekijä voi automaattivastauksen avulla lähettää viestin lähettäjälle ilmoituksen poissaolostaan ja sen kestosta sekä tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissa olevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä  

2. Työntekijä voi ohjata viestit toiselle työnantajan hyväksymälle henkilölle tai toiseen omassa käytössään olevaan osoitteeseen 

3. Työntekijä voi antaa suostumuksensa siihen, että työntekijän poissa ollessa toinen henkilö voi ottaa vastaan viestit selvittääkseen, onko työntekijälle lähetetty sellainen viesti, josta työnantajan on toimintansa tai työtehtävien asianmukaisen järjestämisen vuoksi välttämätöntä saada tieto  

Jos sähköpostiviestien hakemiseen silti ajaudutaan, työnantajalla on oikeus viestien hakemiseen, jos:  

1. Työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantajan käytössä ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjataan tai saadaan muutoin selville 

2. Työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu 

3. Työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä voida saada työnantajan käyttöön siitä huolimatta, että edellä kerrotusta varautumisesta on huolehdittu  

4. Työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä 

Työnantaja saa avata haetun viestin, jos on ilmeistä, että kyseessä on selvästi työnantajalle kuuluva viesti, jonka sisällöstä työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto. Lisäedellytyksenä on, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan ei saada yhteyttä viestin sisällön selvittämiseksi tai sen lähettämiseksi työnantajan osoittamaan osoitteeseen. Viesti saadaan avata tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla ja toisen henkilön läsnä ollessa.  

Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta ilmenee, mikä viesti on avattu, miksi viesti on avattu, avaamisen ajankohta, avaamisen suorittajat sekä kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto. Selvitys on ilman aiheetonta viivytystä toimitettava työntekijälle. Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi, eivätkä tietoja käsittelevät henkilöt saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.  

Kameravalvonnalla tarkoitetaan jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa työnantajan käytössä olevissa tiloissa.  

Valvonnan aloittamisen oikeutusperusteita voivat olla: 

1. Työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistaminen  

2. Omaisuuden suojaaminen 

3. Tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvominen 

4. Turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen tai selvittäminen 

Kameravalvontaa ei koskaan saa käyttää työntekijän tarkkailuun työpaikalla.  

Kameravalvonta on kiellettyä henkilöstö- ja sosiaalitiloissa, pukeutumistiloissa, wc-tiloissa tai muissa vastaavissa tiloissa taikka työntekijän henkilökohtaisessa työhuoneessa.  

Kameravalvonta voidaan kohdentaa tiettyyn työpisteeseen, jos tarkkailu on välttämätöntä: 

1. Työntekijän työhön liittyvän ilmeisen väkivallan uhkan tai hänen turvallisuudelleen tai terveydelleen ilmeisen haitan tai vaaran ehkäisemiseksi 

2. Omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi, jos työntekijän tehtävän olennaisena osana on käsitellä arvoltaan tai laadultaan merkittävää omaisuutta, kuten rahaa, arvopapereita tai arvoesineitä 

3. Työntekijän etujen ja oikeuksien varmistamiseksi, jos kameravalvonta perustuu tarkkailun kohteeksi tulevan työntekijän pyyntöön ja asiasta on sovittu työnantajan ja työntekijän välillä 

Kameravalvonnan tulee olla avointa. Tätä turvataan sillä, että ennen valvonnan käyttöönottamista selvitetään työntekijöiden yksityisyyteen vähemmän puuttuvien muiden keinojen käyttömahdollisuudet. Myöskään työntekijän yksityisyyteen ei puututa enempää kuin on välttämätöntä toimenpiteiden tarkoituksen saavuttamiseksi. Lisäksi kameravalvonnasta ja sen toteuttamistavasta ilmoitetaan näkyvällä tavalla.  

Kameravalvonnasta syntyviä tallenteita saa käyttää vain niihin tarkoituksiin, joita varten tarkkailua on suoritettu. Tästä poiketen tallennetta saadaan kuitenkin käyttää työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, tasa-arvo- tai yhdenvertaisuuslain loukkaamisen selvittämiseksi ja työturvallisuusasian selvittämiseksi.  

Tallenteet on hävitettävä heti, kun ne eivät enää ole tarpeen kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi ja viimeistään vuoden kuluttua tallentamisen päättymisestä. Laissa mainittu ”muu erityinen syy” oikeuttaa pidemmänkin säilyttämisen. 

Huumetestauksella tarkoitetaan työnantajan osoittaman terveydenhuollon ammattihenkilön ja laboratorion antamaa todistusta, josta ilmenee, että työntekijälle on tehty testi huumausaineen käytön selvittämiseksi, sekä testin perusteella laadittua selvitystä siitä, onko työntekijä käyttänyt huumausaineita muihin kuin lääkinnällisiin tarkoituksiin siten, että hänen työ- tai toimintakykynsä on heikentynyt. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuilla käsitellään tarkemmin sitä, missä tilanteissa testejä voidaan edellyttää ja miten niistä syntynyttä tietoa tulee käsitellä.